Como parte fundamental de la aplicación de metodologías de venta consultiva, la creación y administración de pronóstico de oportunidades de negocio debe estar apoyada por procesos y herramientas informáticas que permitan realizar un seguimiento detallado a la evolución de este portafolio de potenciales negocios. En la práctica, los sistema de CRM pueden adar un apoyo importante para tener una visión del futuro sobre la evolución de las oportunidades de negocio que tiene el área comercial. Uno de los elementos en los cuales se expone de gran forma la creatividad de los vendedores consultivos, es en el proceso de elaborar y presentar el Pipeline o pronósticos de negocios para el futuro cercano. Las políticas corporativas, presiones cortoplacistas y jefes mal enfocados hacen que nuestro Pipeline corresponda a un cuento de hadas que lamentablemente nunca se cumple. Me atrevería a decir que el Pipeline es un reflejo de lo que nuestro Jefe quiere oír del pronóstico de negocios.

La base fundamental del proceso de venta consultiva está compuesta por una excelente administración de las oportunidades de negocio, las cuales alimentan el proceso de Evaluación del Pipeline. Una correcta metodología soportada con una herramienta informática correcta garantizan una administración efectiva de las oportunidades de negocio y por consiguiente del Pipeline.

Teniendo en cuenta que el proceso de venta consultiva o de bienes y servicios de alta implicación poseen un ciclo de venta largo, en el cual participan varias personas y que generalmente involucra varias etapas para llegar a un punto de decisión, es necesario contar con las herramientas que permitan influenciar la forma como evoluciona cada negocio y documentar correctamente todos los hechos importantes de dicha evolución. Es aquí donde cobra especial importancia una disciplina derivada de la venta consultiva llamada Administración de Oportunidades de Negocio.

Su denominación en inglés es “Opportunity Management”, termino que es muy utilizado a nivel de las metodologías de venta consultiva y de los sistemas de CRM (Customer Relationship management). La administración de oportunidades consiste en la aplicación consistente de la metodología de venta consultiva seleccionada por la empresa o profesional de ventas y su control y registro en una herramienta informática adecuada. Como lo he mencionado en artículos anteriores, existen muchas metodologías de venta consultiva, pero en general una correcto proceso debe incluir como mínimo los procesos de exploración, evaluación, decisión y contratación. La administración de oportunidades consiste en el proceso de llevar cada negocio de una fase a la siguiente, teniendo presente que sean oportunidades rentables y viables para la organización.

Debido al carácter creativo, impulsivo y emotivo que muchos de los profesionales de las ventas tenemos, no somos muy disciplinados en la aplicación de un método como el expuesto anteriormente. Es precisamente esta falta de orden lo que genera muchas veces que el azar juegue un papel importante en los resultados comerciales. La Administración de Oportunidades se debe convertir en un proceso de trabajo implícito en el día a día de un vendedor consultivo. Toda la gestión de negocios debe ser controlada a través de una herramienta informática que permita tener una visión completa de todos los negocios que estoy manejando y me apoye en el seguimiento y desarrollo de cada oportunidad de negocio. Esto quiere decir que es mucho más productivo cuando utilizo una programa de computador que me ayude a controlar la evolución de cada oportunidad y al mismo tiempo me ayuda a identificar cuales son los elementos de la metodología de ventas que debo ir aplicando. Así mismo, este proceso ayuda a que los niveles de gerencia puedan tener una visión clara del inventario de oportunidades de negocio y las probabilidades de cierre que existen. Normalmente esto se conoce como el Pipeline, es decir el resumen de todas las oportunidades de negocio que tiene la empresa, discriminadas por vendedor, región, canal, segmento de clientes o productos, etc.

Un aspecto muy importante de la disciplina de Administración de Oportunidades es el hecho de que no solo se aplica a nuevos negocios. Es totalmente efectiva para negocios recurrentes, hablando obviamente de bienes y servicios de alta implicación, no tanto de ventas masivas o de productos de consumo masivo.

La utilización de una adecuada herramienta de CRM, que permita la administración de oportunidades, generación y control del Pipeline, debe ofrecer resultados como los siguientes:

• Mejor visibilidad del Pipeline o inventario de oportunidades de negocio
• Identificación clara de oportunidades con mayor probabilidad de cierre
• Identificación de falta de negocios en etapas iniciales del proceso de ventas que pueden afectar el logro de resultados para futuros periodos
• Guía en la aplicación de estrategias para lograr la evolución de las oportunidades de negocio de una fase del proceso a la siguiente
• Productividad en el reporte a mis jefes del estado de cada oportunidad, ellos mismos pueden ingresar al sistema y revisar el estado de todo mi mapa de oportunidades
• Mayor control del estado de cada una de las oportunidades de negocio
• Mejor administración de mi Arsenal de Ventas para efectos de aplicarlo de acuerdo con el estado de cada oportunidad
• Visibilidad completa del estado de logro de mis objetivos de ventas
• Soporte en la planificación de la estrategia para el desarrollo de los negocios que tengo dentro de mi mapa de oportunidades
• Incremento en el logro de resultados, definitivamente este tipo de herramienta me ayuda a mejorar mis resultados y a focalizarme en el desarrollo de las oportunidades que me pueden ayudar a lograr las metas

Desafortunadamente no existe mucha documentación sobre este tema y menos en idioma español. He encontrado en sitio en Inglaterra interesante sobre este tema y el autor posee un documento que me pareció muy interesante. Se llama Revisión de Ventas en 15 Segundos. Para acceder al documento en Internet de clic AQUÍ. Buena lectura…..