Todo proyecto tiene un nivel de incertidumbre dada su naturaleza de ser único o en muchas ocasiones de ser la primera vez que se realiza. Adicionalmente requiere de recursos importantes de la organización durante un tiempo relevante. De allí la importancia que se gerencie (administre) eficaz y eficientemente todo el proceso o proyecto. Por otra parte, es un hecho, que hay muchos proyectos que han fracasado no por el proyecto (producto o servicio) en si, sino por falta o por mala gerencia de proyectos. En otras palabras, muy buenas ideas han fallado por su mala implementación. También se da el caso que hay ideas que en una organización funcionan y en otras fracasan. Por este motivo radica la gran importancia que tiene el proceso de la gerencia o administración de los proyectos, la cual tiene como objetivo realizar proyectos exitosos.

Las reflexiones anteriores me han motivado a escribir una serie de artículos con el fin de dar a conocer unas guías generales para la Gerencia de Proyectos. Es de resaltar que el presente documento no es un tratado detallado sobre gerencia de proyectos ni es esta una guía exhaustiva sobre el tema. El presente artículo pretende ser una referencia resumida e introductoria sobre la gerencia de proyectos.

Me he identificado con el PMI, he adoptado sus prácticas y el presente artículo se basa sobre sus principios. El PMI (Project Management Institute www.pmi.org) es una comunidad para los profesionales de la Gerencia de Proyectos muy reconocida a nivel mundial (ver página WEB).

Es de anotar que el conocimiento y las prácticas descritas son aplicables a la mayoría de los proyectos la mayoría de las veces. Esto no quiere decir que las prácticas y el conocimiento deben ser aplicadas uniformemente a todos los proyectos; el equipo de administración de proyectos siempre será responsable de determinar que es apropiado para cualquier proyecto dado. Existen diferentes metodologías válidas que pueden ser utilizadas para efectos de la gerencia de proyectos. Lo que siempre debe existir es una metodología consiste y coherente para la gerencia de proyecto.

Por último, queremos llamar la atención sobre el tema conocido en algunos medios como la triple restricción en la gerencia de proyectos: alcance del proyecto, tiempo y costo. La calidad del proyecto es afectada por el hecho de balancear estos tres factores. De allí la importancia que exista claridad al respecto. La metodología que a estaré describiendo siempre tiene presente este tema.

Para comenzar estaré definiendo Gerencia de Proyectos; y para esto entonces debemos estar de acuerdo en lo que significa Proyecto. Existen varias definiciones de lo que es un proyecto, sin embargo considero que en esencia es un esfuerzo temporal que contiene un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo identificado tal como un producto o servicio único.

Hago énfasis en la palabra Temporal, que quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Esto no implica que el tiempo de ejecución del proyecto sea corto. Hay proyectos que pueden durar años así como otros que son muy cortos. Vale la pena aclarar que el término no implica que el objetivo (producto o servicio) alcanzado sea temporal. Muchos proyectos son creados para lograr resultados duraderos, como por ejemplo una iniciativa CRM o la construcción de un monumento.

Adicionalmente recalco la palabra único, quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares realizados dentro de la empresa.

Entonces, tendiendo en cuenta lo anterior, la gerencia de proyectos es la planeación, ejecución y evaluación de un proyecto. Según definición del Project Management Institute en su Guía de los Fundamentos de Gestión de Proyectos - Guía del PMBOK, la gerencia de proyectos “es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:
• Alcance, tiempo, costo y calidad.
• Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.
• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).”
Con lo anterior damos por definido que es Gerencia de proyectos. Continuaré desarrollando el tema de la Gerencia de Proyectos en los siguientes artículos.